أنت هنا

أهمية المكتب في بيئة العمل

أهمية المكتب في بيئة العمل

 

 

 

 

ان المكتب هو بمنزلة العصب الرئيسي لأي منظمة أو شركة أو مؤسسة أو جهة عامة وبناء على ذلك يجب الاهتمام والتركيز عليه عند تأسيس المؤسسة أو عند إعادة بناء المكاتب.

العناصر الأساسية للمكتب:

     1-     المورد البشري (مدير، موظف مهني، مشرف .. الخ).

     2-     الأدوات المكتبية اليدوية والتكنولوجية ( الحواسيب والبرمجيات والمعدات الأخرى كالطابعات والسكانر والهاتف والفاكس).

     3-     البيانات والمعلومات كالوثائق والمعاملات الواردة والصادرة.

     4-     عمليات المعالجة والتشغيل ويقصد بها الإجراءات التي تتخذ على المعاملات كالدراسة والتحليل والتوثيق والتصنيف والتسجيل والأرشفة الورقية أو الإلكترونية.

 

أهمية ترتيب وتنظيم المكتب:

الإنسان هو المورد الأساسي لأي منظمة فالمكتب المنظم ينعكس على أداء الموظف ايجابياً حيث يرفع روحه المعنوية ويدفعه للإنجاز ويشعره بالراحة والألفة مما يؤدي بدوره لرفع انتجاية الموظف.

فحين تكون الأدوات المكتبية مرتبة والمعاملات والوثائق مصنفة، يقل التوتر لدى الموظف ويشعر بالإطمئنان ويتأكد بأن عمله يسير بشكل صحيح و بعيد عن الضياع والفوضى، ويؤدي إلى سهولة الوصول إلى أي أداة أو معاملة، في وقت سريع مما يرفع الفاعلية والكفاءة في أداء الأعمال.

 

 

خطوات بسيطة لتنظيم المكتب

     1-     اتخاذ القرار بترتيب المكتب، وابدأ فوراً.

     2-     ابدأ بسطح المكتب ومن ثم رتب الأدراج وبعد ذلك رتب الأشياء الصغيرة.

     3-     حاول التخلص من الأوراق القديمة إما بحفظها، أو إتلافها (المسودات أو صور المعاملات المكررة).

     4-     الأوراق التي تعتقد أنك ستحتاجها في وقت ما كورقة أفكار حول مشروع معين بإمكانك أن تدخل الأوراق في الماسح الضوئي (السكانر) وتقوم بتخزينها في ملف مضغوط تحت اسم مثلاً (مفكرات العمل).

     5-     حاول قدر الامكان ابعاد معالج الكمبيوتر عن المساحة الخاصة بك في طاولة المكتب واحرص على ان تكون في منطقة لا تحتاجها دائماً أو غالباً وعلى الأرض، وذلك لتوفير مساحة خالية أمامك لتقوم بأعمالك اليومية بكل راحة.

     6-     هناك أشياء كثيرة على سطح المكتب لاتحتاجها باستمرار مثل الدباسة وإسطوانات التخزين (السيديات) والمقصات، والآلات، لذلك ضع هذه الأدوات في الدرج، أو الدولاب واسترجعها حين الحاجة لها، ومن الأفضل وضع ملصق يحمل اسمك على كل أداة، وبالنسبة للأدوات التي تستخدمها باستمرار مثل الأقلام والمسودة، ضعها أمامك بطريقة مرتبة.

     7-     بالنسبة للأدراج هناك حلول عملية لترتيبها كوضع صناديق خاصة لتقسيم الدرج، قسم أدوات مكتبية وقسم قصاصات ورقية وقسم كروت شخصية.

 

     8-     استخدم الإكسسوارات أو الأطقم المكتبية كحافظة الأقلام، والأدراج الشفافة المتراصة الخاصة بتنظيم الأوراق والتي يمكن تقسيمها إلى (صادر، وارد، ومعاملات منتهية ومعاملات مستمرة)، مقلمة وحافظة خطابات والتي تساعد على تنظيم مكتبك.

     9-     لوحة الملاحظات التي تعلق عليها مواعيدك وأفكارك، حاول أن تجد لها مساحة في غرفة المكتب ودعها قريبة منك

   10-   حينما يصبح لديك مكتب منظم أضف لمساتك الجمالية، ربما مزهرية زهور أو صورة جمالية، حسب ما يتفق مع ثقافة منطقة العمل، ولا يضعك في موقف محرج.

   11-      استخدم كوب الشاي المغلق حتى لاينسكب مشروبك المفضل على أهم معاملاتك التي تنجزها.

   12-   احتفظ بالاسطوانات التي تعرف الأجهزة الإلكترونية كالحاسب الآلي والطابعة ... الخ التي تستخدمها في درج معين حتى ترجع لها في الحالات الطارئة.

   13-   قد تحصل على كروت شخصية كثيرة من مندوبي الشركات، والصيانة ... الخ لذلك عليك بوضع مفكرة أرقام وتأكد من كتابة اسم الشخص المعني عند كل رقم وصفته حتى يسهل تذكرة والرجوع إليه.

   14-   حاول التخلص من الأسلاك باستخدام التقنيات الحديثة اللاسلكية قدر الإمكان واستخدام التوصيلات والفيوزات المقوية للتيار الكهربائي لوضع منطقة أسلاك كهربائية محددة لا تمر وسط غرفة المكتب.

 

 

قيم هذا المحتوى
QR Code for https://dfpa.psau.edu.sa/ar/article/1-18